Chính sách bảo mật
Cập nhật ngày 31/10/2026
Trang này giải thích dữ liệu nào được xử lý khi bạn dùng Vensa AI Chatbot, dùng để làm gì, ai có thể nhận, lưu trong bao lâu và bạn có những quyền gì.
Tóm tắt nhanh
- Với khách hàng của một cửa hàng, cửa hàng quyết định việc dùng dữ liệu, Vensa xử lý thay theo yêu cầu của họ.
- Tin nhắn có thể được gửi đến nhà cung cấp AI, kể cả ở nước ngoài, để tạo câu trả lời.
- Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu từ Facebook, Zalo cho quảng cáo.
- Hội thoại đã đóng mặc định tự xóa sau 90 ngày, trừ hội thoại gắn với đơn hàng.
- Muốn xem, sửa hoặc xóa dữ liệu, hãy gửi email đến hotro@vensachat.com.
Phần tóm tắt chỉ để dễ đọc, nội dung đầy đủ bên dưới mới là căn cứ.
1. Phạm vi và vai trò của các bên
Chính sách này áp dụng khi bạn dùng website vensachat.com, ứng dụng app.vensachat.com và khung chat do Vensa AI Chatbot (“Vensa”, “chúng tôi”) cung cấp. Thông tin về đơn vị vận hành:
- Đơn vị vận hành: [Cần bổ sung: tên pháp nhân]
- Mã số doanh nghiệp: [Cần bổ sung: mã số doanh nghiệp]
- Địa chỉ: [Cần bổ sung: địa chỉ trụ sở]
Vai trò của Vensa khác nhau tùy loại dữ liệu:
- Vensa là bên kiểm soát dữ liệu với thông tin tài khoản, thanh toán, hỗ trợ và dữ liệu vận hành website.
- Cửa hàng là bên kiểm soát dữ liệu với thông tin khách hàng của họ. Vensa là bên xử lý dữ liệu, xử lý theo cấu hình và yêu cầu của cửa hàng.
Nếu bạn nhắn tin cho một cửa hàng dùng Vensa, cửa hàng đó quyết định mục đích sử dụng dữ liệu của bạn. Hãy đọc thêm chính sách riêng của cửa hàng nếu họ cung cấp.
2. Dữ liệu chúng tôi xử lý
| Nhóm dữ liệu | Bao gồm | Nguồn |
|---|---|---|
| Tài khoản | Tên, email, mật khẩu đã băm, dữ liệu xác thực hai lớp nếu bật, vai trò trong cửa hàng | Bạn hoặc người mời bạn vào cửa hàng |
| Phiên đăng nhập | Mã phiên, địa chỉ IP, thông tin trình duyệt | Thiết bị của bạn |
| Cửa hàng | Tên, logo, giờ làm việc, sản phẩm, giá, chính sách, kịch bản, tài liệu và Google Sheet được cửa hàng nhập hoặc đồng bộ | Cửa hàng |
| Khách hàng của cửa hàng | Tên hiển thị, ảnh đại diện, mã định danh trên kênh, số điện thoại và nhu cầu nếu khách cung cấp, nhãn, trạng thái, ghi chú | Zalo, Facebook, khung chat, nhân viên hoặc trợ lý ghi nhận |
| Hội thoại | Tin nhắn, tệp đính kèm, tóm tắt hội thoại, câu trả lời của trợ lý và căn cứ trả lời | Khách hàng, nhân viên, trợ lý |
| Đơn hàng | Sản phẩm, người nhận, thông tin giao hàng, trạng thái đơn | Khách hàng, nhân viên, trợ lý |
| Thanh toán | Gói đã mua, số tiền, mã và nội dung chuyển khoản, kết quả đối soát. Vensa không thu thập số thẻ | Bạn, dịch vụ đối soát ngân hàng |
| Hỗ trợ và góp ý | Yêu cầu hỗ trợ, tệp đính kèm, đề xuất tính năng | Bạn |
| Kỹ thuật | Địa chỉ IP, nhật ký vận hành, nhật ký quản trị, đăng ký nhận thông báo trên thiết bị | Thiết bị và hệ thống |
Dữ liệu nhạy cảm: Vensa không chủ động yêu cầu dữ liệu nhạy cảm như thông tin sức khỏe, tài khoản ngân hàng hay giấy tờ tùy thân. Nội dung tự do trong tin nhắn vẫn có thể chứa loại dữ liệu này, nên cửa hàng cần hướng dẫn khách không gửi khi không cần thiết. Cửa hàng trong lĩnh vực nhạy cảm như y tế phải tự đánh giá và tuân thủ quy định riêng trước khi sử dụng.
Chat thử trên website: nội dung tại trang Chat thử được xử lý và lưu như hội thoại của một cửa hàng mẫu. Vui lòng không nhập thông tin cá nhân thật.
3. Mục đích và căn cứ xử lý
| Mục đích | Căn cứ chính |
|---|---|
| Tạo và quản lý tài khoản, cửa hàng, nhân viên | Sự đồng ý của bạn, thực hiện hợp đồng dịch vụ |
| Nhận và gửi tin nhắn, tạo câu trả lời AI, chuyển nhân viên, báo cáo | Thực hiện hợp đồng với cửa hàng; căn cứ với khách hàng cuối do cửa hàng bảo đảm |
| Tính gói, đối soát thanh toán, lưu chứng từ | Thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp luật |
| Hỗ trợ, gửi thông báo về dịch vụ và bảo mật | Thực hiện hợp đồng |
| Bảo mật, chống lạm dụng, xử lý lỗi, đảm bảo chất lượng | Sự đồng ý, thực hiện hợp đồng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp theo quy định |
| Tuân thủ yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền | Nghĩa vụ pháp luật |
4. Cách dùng trí tuệ nhân tạo
- Khi cửa hàng bật trợ lý, nội dung hội thoại và phần dữ liệu liên quan của cửa hàng được gửi đến nhà cung cấp mô hình AI để tạo câu trả lời, tóm tắt hoặc phân loại.
- Tài liệu và ảnh mà cửa hàng nhập có thể được AI đọc để tạo kiến thức cho trợ lý.
- Tin đầu tiên trợ lý gửi mỗi khách có dòng thông báo rằng họ đang trò chuyện với AI. Nếu khách hỏi, trợ lý cũng trả lời đúng rằng mình là AI.
- Câu trả lời có thể được gửi tự động. AI có thể sai, nên cửa hàng cần kiểm tra trước khi bật và theo dõi trong khi dùng. Khách hàng có thể yêu cầu gặp nhân viên của cửa hàng.
- Vensa không dùng tin nhắn của cửa hàng để huấn luyện mô hình AI của riêng mình. Nhà cung cấp mô hình xử lý dữ liệu theo điều khoản của họ.
- Trợ lý không đưa ra quyết định có hiệu lực pháp lý thay cửa hàng. Đơn hàng, khiếu nại và các cam kết vẫn thuộc trách nhiệm của cửa hàng.
5. Dữ liệu từ Facebook và Zalo
Khi cửa hàng nối Fanpage hoặc Zalo OA, chúng tôi nhận và lưu:
- Thông tin Page hoặc OA, token truy cập do chủ cửa hàng cấp quyền. Token được mã hóa khi lưu.
- Tin nhắn gửi đến và gửi đi qua kết nối đó, cùng tệp đính kèm.
- Mã định danh theo Page hoặc OA, tên và ảnh đại diện của người nhắn khi nền tảng cung cấp.
Dữ liệu này chỉ dùng để cung cấp tính năng hộp thư, trợ lý và báo cáo cho chính cửa hàng đó. Chúng tôi không bán dữ liệu này và không dùng cho quảng cáo.
Chủ cửa hàng có thể dừng việc nhận dữ liệu bất cứ lúc nào bằng cách ngắt kênh trong app hoặc thu hồi quyền trên Facebook, Zalo. Cách yêu cầu xóa dữ liệu có tại trang Yêu cầu xóa dữ liệu.
6. Chia sẻ với bên thứ ba
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu cần thiết được chuyển đến các bên sau để vận hành dịch vụ:
| Bên nhận | Mục đích | Dữ liệu chính | Nơi xử lý |
|---|---|---|---|
| DeepSeek | Tạo câu trả lời AI | Nội dung hội thoại, dữ liệu cửa hàng liên quan | Ngoài Việt Nam (Trung Quốc) |
| Anthropic, OpenAI | Đọc tài liệu, ảnh và mô hình dự phòng khi được bật | Nội dung tài liệu, ảnh, hội thoại | Ngoài Việt Nam (có thể gồm Hoa Kỳ) |
| Cloudflare | Lưu tệp và ảnh, phân phối website | Tệp tải lên, địa chỉ IP, thông tin truy cập | Có thể ngoài Việt Nam |
| Meta | Messenger, khi cửa hàng nối Fanpage | Tin nhắn, mã người dùng | Theo chính sách của Meta |
| Zalo | Zalo OA, khi cửa hàng nối OA | Tin nhắn, mã người dùng | Theo chính sách của Zalo |
| Telegram | Báo nhân viên, khi cửa hàng bật | Nội dung thông báo, tóm tắt hội thoại | Có thể ngoài Việt Nam |
| SePay | Đối soát chuyển khoản | Số tiền, mã và nội dung giao dịch | Theo chính sách của SePay |
| [Cần bổ sung: nhà cung cấp email] | Gửi email giao dịch | Email người nhận, nội dung email | [Cần bổ sung: nơi xử lý] |
| [Cần bổ sung: nhà cung cấp máy chủ] | Lưu trữ ứng dụng, cơ sở dữ liệu | Toàn bộ dữ liệu của dịch vụ | [Cần bổ sung: nơi đặt máy chủ] |
Chúng tôi cũng có thể cung cấp dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hợp pháp, hoặc khi cần bảo vệ quyền lợi hợp pháp và an toàn của người dùng. Trong trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp, dữ liệu có thể được chuyển giao cho đơn vị tiếp nhận và bạn sẽ được thông báo theo quy định.
7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Một phần dữ liệu được xử lý trên hệ thống đặt ngoài Việt Nam như nêu ở mục trên. Khi dùng dịch vụ và bật các tính năng liên quan, bạn được thông báo về việc chuyển dữ liệu này. Chúng tôi chỉ chuyển phần dữ liệu cần cho từng tính năng và thực hiện các thủ tục theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 trong trường hợp luật yêu cầu.
8. Thời gian lưu trữ
| Dữ liệu | Thời gian lưu |
|---|---|
| Hội thoại đã đóng | Mặc định tự xóa sau 90 ngày kể từ khi đóng, trừ hội thoại gắn với đơn hàng. Thời hạn có thể khác theo cấu hình của cửa hàng |
| Bản nháp nhập tài liệu | Tự xóa khi hết hạn, tối đa 7 ngày |
| Phiên đăng nhập | Tối đa 30 ngày nếu không gia hạn. Liên kết đặt lại mật khẩu có hiệu lực 15 phút |
| Hồ sơ khách hàng, đơn hàng, kiến thức của cửa hàng | Trong thời gian cửa hàng sử dụng dịch vụ, hoặc đến khi có yêu cầu xóa hợp lệ |
| Tài khoản | Trong thời gian sử dụng dịch vụ, hoặc đến khi có yêu cầu xóa hợp lệ |
| Giao dịch, chứng từ thanh toán | Theo thời hạn do pháp luật về kế toán, thuế quy định |
Khi hết thời hạn hoặc khi có yêu cầu xóa hợp lệ, dữ liệu được xóa khỏi hệ thống đang hoạt động. Bản sao lưu, nếu có, sẽ bị thay thế theo chu kỳ sao lưu.
10. Biện pháp bảo mật
- Dữ liệu được tách theo từng cửa hàng ở tầng cơ sở dữ liệu và kiểm soát quyền theo vai trò.
- Mật khẩu được băm, token kết nối kênh được mã hóa khi lưu. Kết nối công khai dùng HTTPS.
- Hỗ trợ xác thực hai lớp, giới hạn tần suất đăng nhập và các thao tác nhạy cảm.
- Tệp tải lên được lưu riêng tư và phát qua liên kết có kiểm soát.
Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Khi có sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ xử lý, thông báo cho cơ quan chuyên trách và các bên liên quan theo thời hạn và trường hợp pháp luật quy định.
11. Quyền của bạn
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:
- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
- Đồng ý, không đồng ý hoặc yêu cầu rút lại sự đồng ý.
- Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu.
- Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối việc xử lý.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định.
- Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức liên quan thực hiện biện pháp bảo vệ dữ liệu của mình.
Để thực hiện quyền, gửi yêu cầu bằng email đến hotro@vensachat.com. Yêu cầu rút đồng ý hoặc hạn chế xử lý cần được lập thành văn bản, có thể ở dạng điện tử. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính và sẽ xử lý trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu không thể thực hiện vì lý do hợp pháp, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn.
Nếu bạn là khách của một cửa hàng, hãy liên hệ cửa hàng đó trước vì họ là bên kiểm soát dữ liệu. Chúng tôi sẽ hỗ trợ cửa hàng thực hiện yêu cầu. Việc rút đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý đã thực hiện hợp pháp trước đó, nhưng có thể khiến một số tính năng không còn dùng được.
12. Trẻ em
Dịch vụ dành cho chủ cửa hàng và nhân viên đủ năng lực giao kết. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu trẻ em. Nếu cửa hàng phục vụ khách là trẻ em, cửa hàng phải tự bảo đảm điều kiện về đồng ý và xử lý dữ liệu theo quy định. Nếu cho rằng dữ liệu của trẻ em bị xử lý không đúng, vui lòng liên hệ hotro@vensachat.com.
13. Thay đổi và liên hệ
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi dịch vụ hoặc pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật ghi ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong app hoặc qua email trước khi áp dụng. Mọi câu hỏi về dữ liệu, vui lòng gửi đến hotro@vensachat.com.